Mochadocs

 

De uitdaging: bedrijfskritische applicatie wereldwijd 24/7 beschikbaar

Hoe zorg je ervoor dat een bedrijfskritische cloudapplicatie wereldwijd beschikbaar is én blijft? Op welke manier kun je de data van klanten veilig en met meerdere back-ups opslaan? In welke volgorde spreek je technische en zakelijke eisen af voor managed hosting?

“Het gaat om miljarden aan contracten.”
– Rob Postma, oprichter Mochadocs

Bedrijven en organisaties in meer dan 140 landen managen hun contracten met de cloudoplossing van MochaDocs. Daarom is het van groot belang dat het platform altijd up and running blijft. Oxilion zorgt in nauwe samenwerking met de datacenters van Equinix en de technici van MochaDocs voor het beheer van de infrastructuur waar de software op draait.

“We kunnen het ons niet veroorloven om down te gaan”, stelt MochaDocs’ oprichter Rob Postma. MochaDocs groeide in een paar jaar tijd uit tot dé cloudoplossing voor contractmanagement. “Bij een aantal klanten zitten we ook in het primaire proces. Ze moeten op elk moment over hun data kunnen beschikken, bijvoorbeeld om rapportages te draaien of een bijlage met financiële informatie te openen. Omdat onze software van Singapore tot Washington gebruikt wordt, betekent dat ook écht 24 uur per dag, 7 dagen per week.”

MochaDocs stelt bijzonder hoge eisen aan de omgeving waarin de software opereert. “Het gaat immers om miljarden aan contracten.”

Op zoek naar een betrouwbare partner

“We hebben daarom vanaf dag één gezegd dat MochaDocs in een worldclass datacenter moet draaien. Als je worldclass software wilt leveren, kan dat ook niet anders. De infrastructuur moet altijd werken, zelfs als de stroom uitvalt.”

“Eerst de techniek, dan de business.”

Postma heeft een specifieke voorkeur voor het datacenter: “Ik heb eerder bij de Amerikaanse nummer één speler op het gebied van eRecruitment en eTalentmanagement gewerkt. We leverden onze diensten via de cloud en hadden klanten uit de Fortune500. Je kunt je voorstellen dat Volkswagen of Nokia toch wel heel zeker willen weten wat er met hun data gebeurt. Daar ben ik in aanraking gekomen met Equinix. Zij leveren het beste van het beste.”

Hoewel Equinix ook datacenters in Nederland heeft, kan het niet alle diensten leveren waar MochaDocs om vraagt: “Ze bieden de infrastructuur, maar doen niet het beheer daarvan.”Gelukkig dient zich een oplossing aan. “We hebben bij Equinix gevraagd naar professionele partners voor het beheer. Zij kwamen met Oxilion. Dat gaf veel vertrouwen.”

Postma besluit daarop met Oxilion aan tafel te gaan zitten. Daarbij schuiven ook de technici aan die zich bezighouden met de ontwikkeling van de MochaDocs-applicatie. Zij hebben van tevoren al een lijst met technische eisen opgesteld. “Het is erg belangrijk dat je verantwoordelijkheden goed met elkaar afstemt”, vertelt Postma, “wat gaat onze R&D-afdeling doen, wat doet Equinix en wat wordt er van Oxilion verwacht? Daar moeten geen hiaten in zitten.”

De ondernemer houdt zichzelf aanvankelijk afzijdig in het gesprek: “Dit is in eerste instantie een technisch vraagstuk. Je kunt wel vanuit de business eisen stellen over disaster-recovery, maar zonder volledig dichtgetimmerde infrastructuur heb je daar niet veel aan, dan zit je eigenlijk al in een disaster.”

Onderling komen de techneuten er vrij snel uit. “Vanuit beide kanten was er direct vanaf het begin een can-do houding”, concludeert Postma.

Vanuit de zakelijke kant zijn de eisen van MochaDocs:

  • MochaDocs is altijd wereldwijd beschikbaar voor klanten
  • De omgeving waarop MochaDocs draait wordt 24/7 gemonitord
  • Dagelijkse back-up van de gehele omgeving (disaster recovery)
  • Vier keer per dag back-up van de klantdata
  • Hoogste SSL-certificering (TrueBusinessID met EV-SSL)

Oxilion kan aan alle eisen voldoen. Toch is Postma nog niet helemaal overtuigd. “Ik wilde zeker weten dat het werkte. Daarom hebben we twee à drie maanden getest. Daarbij deden we alsof de datacenters al draaiden via Oxilion. We hebben de performance wereldwijd gecontroleerd door zelf af te reizen naar verschillende locaties, onder andere in Boston en San Francisco. Die testen zijn allemaal positief uitgepakt.” Daarop besluit Mochadocs Oxilion als partner in de armen te nemen.

De oplossing: Managed Enterprise hosting

24/7 monitoring van de MochaDocs-omgeving

Oxilion monitort zoals afgesproken 24 uur per dag en 7 dagen per week de omgeving waarop MochaDocs draait. “Ondanks dat de datacenters helemaal geweldig zijn, kan er nog steeds iets stukgaan of er moet bijvoorbeeld wat geheugen worden bijgeprikt”, legt Postma uit.

“Stel dat een klant bijvoorbeeld in één keer heel veel gaat doen met onze software, heel veel documenten gaat uploaden bijvoorbeeld. Dan zou dat een effect kunnen hebben op de performance van onze infrastructuur en daarmee op MochaDocs zelf. Oxilion zorgt dan dat er op hardwarelevel meer power komt, zodat de performance nooit onder vastgestelde grenzen gaat.”

“We hebben afgesproken dat Oxilion automatisch upgradet wanneer dat nodig is. Ze hoeven daar niet eerst contact met ons over op te nemen. We hebben met professionals te maken. Vergelijk het met de brandweer, die gaat ook niet eerst met de vereniging van eigenaren bellen voordat ze gaan blussen. Oxilion neemt de verantwoording voor het altijd halen van de performance.”

“Overigens gaan we de boel niet onnodig op scherp zetten. Als een klant een wereldwijde implementatie aankondigt met honderd gigabyte aan documenten, dan geven wij dat natuurlijk van tevoren aan Oxilion door.”

Disaster back-up en back-ups van de database

“Als er een ontploffing ontstaat in een datacenter, is er altijd een replica van de complete omgeving inclusief infrastructuur gereed in een ander datacenter om daar weer live te gaan, waardoor je niets verliest en binnen no time weer up and running bent.”

“Oxilion neemt de verantwoording voor het altijd halen van de performance.”

“Daarnaast maakt Oxilion vier keer per dag een back-up van de databases. Dat staat los van de disaster-recovery. Als er een probleem ontstaat bij een klant omdat iemand bijvoorbeeld per ongeluk allerlei dingen heeft gewist, kunnen we dat weer terugplaatsen. Deze back-ups bewaren we dertig dagen.”

SSL-certificaat

“We hebben de zwaarste SSL die ook gebruikt wordt in het bankwezen.”

Waarom managed enterprise hosting van Oxilion?

De contractmanagement provider maakt inmiddels ruim een jaar gebruik van managed hosting bij Oxilion. Hoe bevalt dat tot nu toe? “Ze nemen hun werk serieus. Dat merk je op alle fronten. Het is niet alleen de techniek, maar ook de business en de hele service”, vindt Postma.

“We hebben in het begin alle tijd kunnen nemen om een keuze te maken”, blikt Postma terug. “Daarin hebben we veel vragen gesteld over processen en certificeringen waar we snel antwoord op kregen. Ook was het prettig dat de business aan beide kanten zich niet met de IT bemoeide.”

“Elk kwartaal hebben we een evaluatiegesprek. Daarmee voorkom je dat verwachtingspatronen uit elkaar gaan lopen. We zetten daarin behoorlijk scherp de puntjes op de i. Bijvoorbeeld over de nieuwe wetgeving rondom datalekken. Dat moet, want we willen top of the billleveren. Oxilion weet ook dat we kritisch zijn en ze lopen daar niet voor weg.”

Als MochaDocs de dienstverlening moet samenvatten: “We draaien en het gaat naar tevredenheid.” Geen nieuws is goed nieuws? “Eigenlijk wel, ja. Voor de aankomende jaren is Oxilion een goede partner.”

“Het zijn professionals op alle fronten.”

Referenties overzicht